もふもふ不動産の「もふ」です。
あなたがこの記事をクリックしたということは、
「会社でプレゼンテーションをする予定があるんだけど、下手だから自信がない」
「何かを説明するとき、内容を理解してもらいにくい」
なんてお悩みを持っている方が多いのではないでしょうか。
会社や学校、家などで説明をする機会ってものすごいありますよね。
説明が上手くいかないことによって、
- 商談が失敗し、自分の業績に影響が出てしまった
- 提案が却下され、自分のしたいことを実行できない
- 恥ずかしい思いをして、引っ込み思案になってしまった
など、人生が大きく変わってしまうことも。
そこで今回は、
- 各地でセミナーや講演を開催
- Youtubeに投資系の説明動画を450本以上投稿
している僕が、「人にわかりやすく説明をするためのコツ」についてお伝えしていこうと思います。
たった4つのコツに加え、説明についての基礎の基礎を解説していきたいと思いますので、説明やプレゼンテーションに自信のない方は参考にしていただけるとうれしく思います。
もくじ
説明上手になるための、大事なポイントって？
結論から言うと、説明上手になるためには4つのポイントがあります。
- 目的を明確に
- 結論から話す
- 論理を立てて、ストーリーを話す
- 資料づくりは最後に
というのが重要になってきます。
これらのポイントについて説明する前に、僕がいかに説明下手だったかについてお話ししていこうと思います。
僕がいかに説明やプレゼンテーションが下手だったかについて
今でこそ説明することに抵抗がなくなった僕ですが、実は、学生のころから説明がものすごい下手だったんです。
社会人になって、審査や研究開発のプロジェクトの中で承認を得るような仕事が増えました。
暗い会議室で、プロジェクターの前に30人ぐらい集めて説明し、承認を得るのですが、僕の説明のときだけ全然わかってもらえなくて、ものすごい怒られることも。
さらに、説明するのにすごく時間がかかってしまうんですよね。
他の人は5分ぐらいで終わる内容が、僕だけ1時間とか2時間とか話すこともありました。
そんなに話したのにも関わらず、
「わからない」
なんて一言でバッサリ切られることも頻繁にあり、説明することに苦戦する毎日でした。
「どうしてわからないのか」
「どうやったらいいのか」
「自分は研究開発に向いてないんじゃないか」
なんてことを悩みに悩んで、いろんなことを試行錯誤する毎日でもありました。
そんな毎日に嫌気がさし、
「もう会社行きたくないなぁ」
と思うこともありましたね。
ただ、そこでくじけずいろいろ勉強した結果、「説明」に関する大事なポイントを理解することができました。
プレゼンテーション（説明）が上手くなるコツ1。「目的を明確にしよう」
それでは、説明（プレゼンテーション）をするために重要なポイントの一つ目、「目的を明確に」について説明していこうと思います。
「なんで僕は説明が下手なんだろう」
と考えたときに、目的が明確になっていないことに気づきました。
何を目的に発表の場にたっているのか、明確になってなかったんです。
- そもそも何でプレゼンテーションしているのか
- どうなって欲しいのか
- その後、何の結果を手に入れたいのか
そこが結構あやふやでした。
自分自身が、この発表をしたあと、相手にどうなって欲しいのかわからなければ、もちろん相手もわからないですよね。
しかも、目的がわからないまま資料を作ると、漠然とした説明だけしかできず、「はいどうぞ」みたいな感じに相手へ投げてしまうことにつながります。
その結果「で、何なんだっけ？」みたいな感じになってしまいます。
そこで、
- プレゼンテーションをした結果、相手にどうして欲しいのか？
- 説明した結果、どうなってほしいのか？
と、ゴールを明確にすることが大切です。
ゴールを明確にすることは、スタートライン
ゴールが不明確な場合が、結構あります。
例えば、
「2020年度の予算は〇〇ほしい。その承認を課長にとりたい」というゴールがあったとします。
会社内の話ですね。
その場合は、
「これこれこういう風にこの予算を使います」
というように、そのゴールを事細かく明確にしましょう。
または「問題はありますが、こういうふうに解決します。それで問題ないでしょうか？」なんていう風に、事前に相談をしておくとスムーズに進む可能性が上がります。
「ただただ予算が欲しい」
なんて言っても、相手からしたら「なんで？」となるのは目に見えてしまっています。
そうならないためにも、「説明したあとに何を得たいのか」というゴールを明確にすることは、スタートラインです。
僕はゴールラインを明確にしていなかったため、何だかわからないままとりあえず状況だけ並べて「ガーーッ」と話をしていました。
そんなことをしても、相手にとったらわかるものもわからないですよね。
プレゼンテーション（説明）が上手くなるコツ2。「結論から話す」
次に大切なこと、それは「結論から話すこと」です。
説明が下手な人の多くは、結論を最後の最後に持ってくる傾向にあります。
日本語が特殊なのかもしれませんが、結論を最後にする人がとにかく多いんです。
あなたが部下や友人、パートナーから説明を聞くことを想像してみてください。
「これをやりたいのか、やりたくないのか」
「NOって言っているのか、OKって言ってるのか」
がわからないため、あなた（承認側）としては「何が言いたいんだろう？」となってしまうんですよね。
結論が見えず、グダグダと最後まで話を聞くのは無駄ですよね。
あなたもそうならないように、他人へ説明をおこなう際は、結論から言いましょう。
承認側（説明を聞いている人）は、その判断や結論が正しいかどうかを確認する意味で聞いていることが多いので、最初に結論から言うことで、きっと話はスムーズに進みますよ。
プレゼンテーション（説明）が上手くなるコツ3。「論理を立てて、ストーリーを話す」
説明を始めるときは、結論から話し始めようとお伝えしました。
「結論は言ったんだけど、じゃあ次は何を話していいのかわからない」
と、疑問を持つ人がいるかもしれません。
その場合は、ストーリーを組み立ててみましょう。
また、ストーリーを組み立てる場合は、「相手が承認しやすいようなストーリー」を組み立てるのがおすすめです。
例えば、あなたは家庭を持っているとします。
そしてあなたには「新しい車を買いたい」というゴールがあります。
ただ、その場合、パートナーに承認を得ないといけませんね。
家族が反対しそうでも、どうやったら「いいよ」って言ってくれるか、それを説得するための方法を考えることが大切です。
「車を買っていいよ」って言わせることを目的に、そのための論理を組み立てる感じで進めていきましょう。
いきなり「車を買いたい」なんて言ったら、
「 またあんたバカなこと言って」
「また無駄遣いして」
みたいなことを言われてしまいますよね。
そこをどうやって戦略を組み立てていくかってストーリーを考えることで、相手が「はい」と言いやすいかが変わってきます。
論理的に戦略的なストーリーを組み立てる方法とは？
では、どのようにして論理的にストーリーを組み立てていけばいいのでしょうか。
先ほどの例を使って考えてみましょう。
例えば、もう家の車が古くなってきたとします。
- 「 もう10年以上乗ってるよねー」
- 「燃費も悪いし、環境にもあんまり良くないよね」
- 「ちょっと故障もするし」
- 「今後、車検代や税金も上がることで、維持費の負担が大きくなるよね」
- 「君に万が一のことがあったら困るんだ」
- 「新しい車を買ったらそういうの全部解決するから、新しい車買わない？」
というようなストーリーを立てると、相手が「はい」って言いやすくなります。
今のは例えなので一概には言えないですが、「どういう流れで説明すると、ゴール（この場合は車を買う）に持っていけるのか」というストーリーを事前に組み立てておくことが大切です。
説明も一緒で、この流れを事前に考え、そういうふうに話を持っていくことでスムーズにいく場合が多いです。
相手に了承させる「一慣性の法則」とは？
知っている方も多いかもしれませんが、「一慣性の法則（一貫性の原理）」というものがあります。
なにか一回肯定したら、一貫性を保ちやすい（肯定しやすくなる）というもので、ビジネスの現場でもよく使われる法則です。
まず、なにか価値のあるものを認めさせることからはじめます。
そして、それを実現する方法を提案するように話を進めていきましょう。
例えばあなたが「家族の健康は大切ですよね？」と質問されたとします。
もうこれ絶対「Yes」としか言えませんよね。
家族が病気になってもいいって人は99パーセントいないと思うので、これはもう「Yes」としか言えません。
続けて、「このサプリメントを飲めば、より健康な暮らしができ、体調もよくなり1日を快適に過ごせます。どうですか？」 と言われたとしましょう。
最初に「Yes」と言ってしまったら、一貫性を満たすために、この質問にも「Yes」っていうふうに言いたくなってしまうはずです。
あなたがサプリメントを勧める側に回ったとします。
この法則を知った今のあなただったら、いきなり「このサプリメントはいかがですか」などと勧めはしませんよね。
まず一つ先に、どうしても「Yes」と言わせるための質問ができるはずです。
最初に「Yes」と言わせておくことで、続けて「Yes」と言いやすくさせる、ということですね。
プレゼンテーション（説明）が上手くなるコツ4。「資料づくりは最後に」
目的を明確にし、結論から話し、論理的なストーリーを作ったら、最後の最後に資料を作りましょう。
「資料って最初に作るものじゃないの？」
って人が多いかもしれませんが、PowerPointとかで説明資料を作るときは、最後にした方がいいです。
なぜなら、
- やり直しが発生する
- 考えがまとまりづらい
なんてことがあるからです。
まずは、必要だと思うことを箇条書きにしてみることから始めてみるのも悪くありません。
骨組みだけ作ったり、アジェンダみたいなものを作ったりしてみましょう。
紙に手書きで絵を描くこともおすすめです。
いきなりPowerPointで細かい絵を描き始める人がいますが、それって最後の最後なんですよね。
アウトライン（概要）を作っておいて、
「こういう形で説得できるだろうか？」
ということに時間を使った方がいいんです。
資料作りをする前に「もふ」がしていたこととは？
僕は、まずは手書きでいいんで、絵や図をぱぱっと書くことから始めていました。
プレゼンテーション前に承認者（上司）の許可が必要な場合は、事前に内容について聞いてしまうこともありました。
「こんな感じでやろうと思ってんですけど、いいっすかねー？」
「いいよ」
「じゃあ、進めますね」
みたいな感じですね。
アウトラインができてから確認しておくことで、やり直しはあまりありませんでした。
なるべく早くフィードバックもらって、試行錯誤を繰り返すことでいい時間の使い方ができると思います。
なにもフィードバックを受けていない状態で審査に臨んだとします。
その場でダメ出しされて、プレゼンが一週間後とか短いスパンだと、時間がぜんぜんないですよね。
時間は有限なため、小出しにちょっとずつ確認へ行き、上司の考えを取り入れて仕事を上手くこなしていました。
で、そのあとにPowerPointなどで資料を作り始め、サッとまとめるような感じにします。
上級者向け。「もふ」がやっていたお仕事テクニック
ここまでは基本的なことですよね。
さらにステップアップしたい場合は、「最短の時間でギリギリを狙う」ことを徐々にやっていくといいと思います。
正直に言ってしまうと、PowerPointとかで資料を作る時間って無駄っちゃ無駄なんですよね。
そこで、できるだけ合格ラインのギリギリを狙うことで、効率よく仕事をこなすことができます。
合格ラインを超えて努力したところで、社内でやる分にはあんまりメリットや効果がないので、合格ラインギリギリを狙っていきましょう。
これが外部のプレゼンテーションや提案、新しい仕事の受注とかになると別かもしれませんが、社内で合意を取るだけだけであれば、なるべく合格ラインのギリギリを狙い、次の仕事をしたほうが効率がいいです。
ただ、合格ラインのギリギリを狙うって難しいんですよね。
どこがギリギリラインなのかっていうのはわからないので、かなり上級者向けなんです。
そこで僕は、承認する人のクセや特性を常に考えていました。
「この人はここ聞いてくるだろうな」
「この人はデータの細かい所まで聞くから、ちょっとここ用意しとこう」
なんて予想してギリギリを狙ってましたね。
慣れてくるとできるようになってくるので、どんどんこっちもズル賢くなっていったのを覚えています。
4つのコツに加えて、「もふ」がやっていたこととは？
4つのコツについてお話ししましたが、僕はコツ以外にも実践していたことがあります。
それは、
- 例え話を入れること
- 練習をすること
です。
では、それぞれについて説明していこうと思います。
プレゼンテーション（説明）をする際は、例え話を入れると良し
例え話を入れることで、全然違うジャンルの人に説明しやすくなります。
僕はYouTubeの動画内でも、わりと例え話を入れています。
先ほどの車の話やサプリメントの話とかもそうですね。
また、セミナーなど人前で話す場合は、笑いを適度に入れています。
ずっと緊張し続けて聞くっていうのは難しいですよね。
そのため、ちょっとリラックスできる瞬間を入れているんです。
僕の場合は、かならず1時間ぐらいのセミナーで2〜3ヶ所は笑いを取れるようなものを入れています。
もちろん外す場合もあるんですけどね（笑）
あとは、聞いてる人の反応や相手がちゃんと理解しているかとかを見ながら進めてもいます。
目や行動などを見て説明するのがいいです。
資料やPC画面を見ながら話すのではなく、自分の話を聞いてくれている人に向けて話してみましょう。
コツだけではだめ！話す練習はかならずやろう
僕の話を聞いてくれる人のなかには、
「なぜそんなにプレゼンテーション上手いんですか？」
「喋るの上手くていいですね」
「話の才能があっていいですね」
って言ってくれる人がいます。
いやいや、僕かなり喋り下手だったんですよ。
ここまで喋れるようになったのも、ぜんぶ「練習」です。
確実に練習です。
練習です！
あんまりプレゼンテーションの練習してる人って少ないので、やれば伸びます。
差が出やすい部分とも言えます。
ちょっとやったらすぐ差がつくでしょう。
僕の場合、セミナーなどをやる場合は、通しで2回ぐらい練習します。
時間の配分や実際にしゃべってみてどうか、っていうのを確認します。
面白いのが、1回やることで2回目3回目がすごいスムーズにいくんです。
僕の場合は、そうやって喋ることに慣れていきました。
説明が下手で会社を辞めたかった僕が、説明が上手くなれた方法のまとめ
僕は、ここで紹介した4つのポイントを重視して、説明が上手いと言われるまでになれました。
ここで紹介した4つのポイントとは、
- 目的を明確に
- 結論から話す
- 論理を立てて、ストーリーを話す
- 資料づくりは最後に
ということですね。
僕自身はこのポイントができていなかったからこそ、何言っているのかわからない説明をしてしまっていました。
そうならないように、上記のポイントを実践し、あなたも説明上手になってください。
上記の動画では、もっと詳しく話しているので、参考にしていただけるとうれしいです。
よかったらご視聴ください。
